Huishoudelijk Reglement PBF Volleybal
Versie: 28 november 2023
Artikel 1: Algemeen
Inhoud reglement
Het huishoudelijk reglement regelt de toepassing van een aantal in de statuten opgenomen bepalingen, alsmede de verdere inrichting en werkzaamheden van de vereniging.
Wie en wat
In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder
· Vereniging: volleybalvereniging PBF Volleybal te Eindhoven;
· Reglement: het Huishoudelijk reglement;
· Bestuur: het algemeen bestuur.
Artikel 2: Lidmaatschap en contributie
2.1 Contributie
De penningmeester laat de contributiebedragen jaarlijks tijdens de ALV vaststellen.
De contributie zal per jaar, per team, geïnd worden. Uitzondering hierop is in overleg met de penningmeester te regelen.
Als competitie spelend lid ben je jaarlijks teamgeld verschuldigd, voor de desbetreffende competitie. Het deel wat je verschuldigd bent, hangt af van de grote en afspraken binnen het team. Echter, het deel wat verschuldigd is, is altijd op basis van de jaarlijkse verdeling. Bij tussentijds stoppen is er geen mogelijkheid tot restitutie.
2.2 Plaatsing in teams
Teams zijn zelf verantwoordelijk voor de samenstelling van hun teams en dragen er zorg voor dat er bij elke wedstrijd voldoende speelgerechtigde mensen in het veld staan.
In geval van onderbezetting zal aanvulling van een team in eerste instantie gebeuren vanuit de lijst met potentiële leden.
Potentiële leden die via de eigen teamleden worden aangebracht zijn, in overleg met de overige teamleden, na registratie direct teamlid en kunnen meespelen in dat team.
Potentiële leden die zich als individu aanmelden worden door het bestuur in bestaande teams geplaatst, afhankelijk van de beschikbare plekken binnen de teams, waarbij 3 criteria gehanteerd worden:
1. Onderbezetting van het team, op basis van de aanwezigheid in de laatste 8 wedstrijden.
2. Volleybalniveau van het nieuwe lid moet passen bij het team, zulks ter beoordeling van de trainers, teamleider en het bestuur
3. Het streven om alle teams competitief te kunnen laten zijn
Als het niveau van het potentiële lid onduidelijk is of het een beginnende speler betreft dan kan het potentiële lid gevraagd worden eerst een tijdje mee te trainen of eventueel op proef een wedstrijd mee te spelen.
Indien er een wachtlijst is met potentiële leden dan worden zij in volgorde van aanmelding geplaatst. Uitzondering hierop zijn beginnende spelers die gevraagd kan worden eerst een tijdje mee te trainen.
2.3 Deelname aan teams
Leden van PBF volleybal dienen ten alle tijden mee te spelen met een intern team. Deelname aan extern team is optioneel, evenals deelname aan de training. Gedurende het plaatsen bij een intern team (zoals genoemd in artikel 2.2) kan er al wel deelgenomen aan een extern team. Echter, deze periode kan niet langer dan 3 maanden duren.
Artikel 3: Richtlijnen voor competitie setup op basis van beschikbare zaalruimte
Het bestuur zal tijdig en frequent bij de gemeente informeren naar de beschikbaarheid van een hal die aansluit bij het in te schatten aantal teams voor het volgende seizoen.
Bij de opzet van competitie is er een aantal criteria van belang, met name indien er meer teams dan velden beschikbaar zijn.
Richtlijnen:
1. Conform de statuten is het hoofddoel het organiseren van de interne competitie.
2. Faciliteren van een training voor leden en eventuele potentiële leden op de vaste speelavond, na de interne competitie.
3. Faciliteren van thuiswedstrijden van de PBF teams die spelen in de externe competitie op de standaard vaste speelavond.
4. Er doen maximaal 2 teams meer mee in de competitie dan het aantal teams dat in de per avond beschikbare tijdsblokken kan spelen, bijvoorbeeld 14 teams bij 3 velden en 2 tijdsblokken.
5. Interne competitieopzet robuust van opzet, vermijden dat leden tegelijkertijd bij de eigen competitie als de externe wedstrijden moeten spelen.
6. Bestaande teams zullen nooit actief opgeheven worden om de competitie passend te maken
Artikel 4: Lidmaatschapsverplichtingen
Leden van de vereniging houden zich aan de gedragsregels, voortvloeiend uit onze waarden en normen, welke tevens in lijn zijn met de NeVoBo en de NOC-NSF gedragscode. Door als lid het goede voorbeeld te geven en kaders te stellen proberen we dit te waarborgen.
4.1 Normen & Waarden
Respect & Veiligheid: binnen de vereniging behoren alle leden en bezoekers zowel in als buiten het veld iedereen met respect te behandelen. Hieronder behoort ook het creëren van een veilig sportklimaat, waarbij eenieder zich thuis en veilig voelt.
Openheid & Toegankelijkheid: we streven er naar een vereniging te zijn die toegankelijk is voor een brede groep mensen uit Eindhoven en omstreken. We zijn een transparante volleybalvereniging waarbij het beleid, de kernwaarden en kerndoelstellingen voor iedereen inzichtelijk is. Door middel van elkaar positief aanspreken en van feedback te voorzien, behouden we een prettige sfeer.
4.2 Gedragsregels voor Spelers en Trainers/Coaches
Bovenstaande normen en waarden leiden tot de volgende concrete gedragsregels.
Fair-play tijdens en na training en wedstrijd, d.w.z.:
· Respect voor de tegenstander;
· Eerlijkheid, ook wanneer niet in eigen voordeel;
· Ieder teamlid op gelijke wijze en met respect benaderen;
· Betrokkenen en omstanders met respect benaderen (wees beleefd tegen de scheidsrechter, gasten en spreek publiek gerust beleefd aan wanneer betrokkenen en omstanders ongepast gedrag vertonen);
· Voor externe competitie spelers: Wij zijn gastheer tegenover het team dat ons bezoekt, wij stellen ons dienstbaar op bij problemen of onduidelijkheden die het team heeft.
Artikel 5: Goed bestuur
De bestuurders van onze vereniging houden zich aan de volgende gedragsrichtlijnen:
Handelen altijd in het belang van de vereniging en richten zich op het belang van de vereniging en leden boven hun persoonlijk belang. Onthouden zich van uitlatingen die de vereniging in diskrediet kan brengen.
Handelen zo transparant mogelijk, zodat het eenvoudig is om verantwoording af te leggen en inzicht bestaat in dat handelen en de beweegredenen.
Houden zich aan de regels, waaronder de Statuten en besluiten van de Algemene Ledenvergadering (ALV). Zien toe op de naleving van de regels en besluiten en bespreken overtreding van die regels en bezien welke sancties genomen moeten worden.
Gebruiken informatie:
· voor de doelen van de vereniging;
· niet voor eigen gewin of ten gunste van anderen;
· zorgvuldig en correct;
Delen geen informatie die binnen het bestuur is besproken met derden, tenzij anders afgesproken.
Handelen met respect en stellen gelijke behandeling voorop. Gedragen zich hoffelijk en respectvol en onthouden zich van grievende en/of beledigende opmerkingen.
Spannen zich in om het onderwerp integriteit bespreekbaar te maken en te houden en zorgen voor een bepaalde mate van alertheid in de vereniging voor onbehoorlijke en/of grensoverschrijdende gedrag en het melden daarvan.
Vervullen geen nevenfuncties die in strijd zijn of kunnen zijn met de functie en gaan geen financieel belang aan dat in strijd kan zijn met de functie en bespreken binnen het bestuur het voornemen tot het aangaan van een nevenfunctie of van een financieel belang.
Nemen geen geschenken of giften aan die bestemd zijn om een persoonlijk voordeel te geven. Melden geschenken of giften die uit hoofde van de functie zijn ontvangen of gegeven.
Een bestuursvergadering kan niet worden gehouden wanneer niet tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig is. Op elke vergadering heeft ieder bestuurslid een stem. Tijdens deze vergaderingen worden de onderwerpen besproken welke op dat moment van belang zijn.
Naast het uitvoeren van de taken door de penningmeester, zoals vastgelegd in het document daarvoor, zal de penningmeester bij uitgaven boven € 500,00, buiten de goedgekeurde begroting, in ieder geval 1 van de overige bestuursleden mede goedkeuring geven voor de betaling van deze uitgaven. Daarnaast zal een ander bestuurslid periodiek de bankmutaties beoordelen, buiten de jaarlijkse controle van de kascommissie om.
Het bestuur is bevoegd om, in afwijking van de door de penningmeester opgestelde begroting, een bedrag van maximaal € 250,00 uit te geven, indien het bestuur dit nodig acht voor de vereniging.
Artikel 6: Privacy
Onderstaand privacy protocol heeft betrekking op het gebruik van persoonsgegevens, foto’s en video-opnamen en de website van de vereniging.
6.1 Maken foto- en video opnamen
Tijdens alle activiteiten, door de vereniging georganiseerd, mogen foto- en video-opnamen gemaakt worden door leden, vrijwilligers en/of verzorgers, ouders en familieleden van leden.
Mogelijke situaties waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn:
· Wedstrijden en (on)officiële toernooien;
· Verenigingsactiviteiten;
· Trainingen;
· Teamuitjes en overige activiteiten die in verband staan met de vereniging.
Genoemde opnamen kunnen voor privédoeleinden gebruikt worden, of door de vereniging gebruikt worden voor doeleinden aangaande prestatiebevordering of promotie van de vereniging, inclusief de website. In het volgende artikel wordt per categorie uiteengezet hoe de privacy bewaakt wordt. Het is niet toegestaan de opnamen te gebruiken voor professionele of commerciële doeleinden alsmede voor plaatsing op social media door privépersonen.
6.2 Bewaking privacy gebruik van de opnamen
Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld, gelden geen nadere bepalingen, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor.
Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze website of pr-gerelateerd zijn, wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.
Trainers en/of coaches kunnen (video-)opnamen (laten) maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Tevens wordt verwacht dat de volledige opnamen na gebruik worden gewist.
Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website. Het bestuur zal per situatie beoordelen of het persoonlijk belang van het betreffende lid of de leden geschaad wordt. Daar waar leden duidelijk herkenbaar in beeld komen, zullen zij op de hoogte gesteld worden door het bestuur en kunnen zij bezwaar maken tegen het gebruik van de beelden.
6.3 Gebruik website
De vereniging beheert de website. De volgende privacyregels gelden voor onze website (tenzij afzonderlijk overeengekomen met individuele leden):
De website heeft tot doel informatie te verstrekken over onze vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, vrijwilligers, externe contacten en belangstellenden. Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij de vereniging. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
Naast het deel van de website dat publiek beschikbaar is, bestaat er ook een deel waar de toegang beperkt is door middel van log-in gegevens die alleen aan leden verstrekt worden.
Bij foto’s en video’s van leden, waaronder teamfoto’s, die op het publieke gedeelte van de website verschijnen, worden geen verdere persoonsgegevens vermeld. Op het deel van de website dat niet vrij toegankelijk is, kunnen mogelijk voor- en achternaam van de leden vermeld worden.
Overige gegevens van leden worden niet op het vrij toegankelijke deel van de website geplaatst, tenzij met uitdrukkelijke toestemming.
Leden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s en/of het gebruiken van (voor- en achter-) namen van henzelf op de website, dan wel hun kind(eren) dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Deze personen komen dan op een lijst te staan, waarmee rekening wordt gehouden bij het plaatsen van foto’s op de website. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen conform de hierboven genoemde regels.
Artikel 7: Communicatie middelen
De vereniging maakt gebruik van e-mail voor communicatie direct naar de leden en/of teams. Hier valt ook officiële communicatie onder zoals uitnodigingen voor de algemene ledenvergadering.
Verder wordt er een website bijgehouden waar de laatste informatie te vinden is, incl. een publicatie van de statuten en het huishoudelijke reglement.
Artikel 8: Instellen van commissies
Het bestuur is bevoegd commissies te benoemen. Zij geeft daarbij aan uit hoeveel leden de commissie tenminste dient te bestaan. Daarnaast geeft het bestuur aan voor welke termijn en doel de commissie in het leven wordt geroepen.
Artikel 9: Wijzigingen
Een besluit tot wijziging van dit huishoudelijke reglement kan alleen worden genomen indien bij het oproepen van de algemene vergadering, waar het voorstel zal worden behandeld, dit voorstel wordt medegedeeld en het desbetreffende besluit met een meerderheid van tenminste 2/3 der geldig uitgebrachte stemmen wordt aangenomen.
Artikel 10: Overig
Ieder lid wordt geacht de bepalingen der statuten en het huishoudelijk reglement alsmede alle wettig vastgestelde en behoorlijk bekendgemaakte regels en bepalingen te kennen.
In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.